Tentunya sistem manajemen mutu sudah tidak asing lagi di telinga kita, ini adalah sebuah panduan untuk menciptakan prosedur kerja yang bertujuan pada kualitas produk dan layanan, guna memenuhi ekspetasi kepuasan pelanggan.
Berbicara tentang manajemen mutu tidak sah rasanya jika kita tidak mengaitkannya dengan ISO 9001:2015, yang merupakan standar mutu paling terkenal di dunia, yang dibuat oleh organisasi standarisasi internasional atau ISO.
Nah pada artikel ini kita akan sama-sama membahas tentang prosedur dari manajemen mutu yang dikembangkan oleh ISO 9001, tidak hanya itu kita juga akan merujuk pada ruang lingkup dan referensi dari standar ini.
Sebelum jauh membahas ISO 9001 terlebih dahulu kita harus mengenali tujuan dan lingkupnya.
Tujuan Prosedur Sistem Manajemen Mutu
Tujuan dari prosedur sistem manajemen mutu dalam ISO 9001:2015 adalah untuk memberikan panduan dan prosedur tertulis yang jelas dan terstruktur bagi organisasi dalam mengelola dan meningkatkan mutu produk atau layanan mereka.
Prosedur ini membantu organisasi dalam memastikan bahwa mereka mematuhi persyaratan standar ISO 9001:2015 dan menjalankan operasi mereka dengan efektif dan efisien, melalui hal-hal berikut:
1. Memberikan Pedoman Operasional
Tujuan utama dari prosedur sistem manajemen mutu ISO 9001 adalah memberikan pedoman operasional yang jelas dan terstruktur bagi organisasi.
Hal ini memungkinkan anggota organisasi untuk memahami langkah-langkah yang harus diambil untuk memastikan bahwa kegiatan sehari-hari memenuhi persyaratan standar ISO 9001.
2. Memastikan Kepatuhan Terhadap Standar
Proses yang diatur dalam prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi mematuhi persyaratan standar ISO 9001.
Ini termasuk memastikan pemahaman terhadap kebutuhan pelanggan, memonitor dan mengukur kinerja mutu, serta mengelola dokumen dan rekaman yang diperlukan.
3. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas
Dengan memiliki prosedur yang terdokumentasi dengan baik, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional mereka.
Prosedur ini membantu menghindari kebingungan, kesalahan, dan redundansi dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
4. Meningkatkan Kualitas Produk atau Layanan
Salah satu tujuan utama dari sistem manajemen mutu adalah meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan oleh organisasi
Proses yang diatur dalam prosedur ini membantu mengidentifikasi area-area di mana perbaikan diperlukan untuk mencapai tingkat kualitas yang lebih tinggi.
5. Mengelola risiko
Proses-proses dalam prosedur ini juga bertujuan untuk mengelola risiko-risiko yang terkait dengan kegiatan operasional organisasi.
Hal ini termasuk identifikasi risiko, penilaian dampaknya, dan pengembangan tindakan pencegahan atau mitigasi yang sesuai.
6. Mendorong perbaikan berkelanjutan
Sistem manajemen mutu ISO 9001 didasarkan pada siklus PDCA (Plan-Do-Check-Act) yang mendorong perbaikan berkelanjutan.
Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menjadi bagian dari siklus tersebut, dengan melakukan tinjauan dan perbaikan secara terus-menerus untuk meningkatkan kinerja mutu organisasi.
7. Mengepankan kepuasan pelanggan
Salah satu aspek penting dari ISO 9001 adalah fokus pada kepuasan pelanggan.
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi memahami dan memenuhi kebutuhan serta harapan pelanggan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Baca Juga : 10 Klausul ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu
Dengan demikian, prosedur sistem manajemen mutu ISO 9001 tidak hanya bertujuan untuk memenuhi persyaratan standar, tetapi juga untuk membantu organisasi mencapai tujuan-tujuan mutu yang lebih luas, seperti peningkatan kinerja, kepuasan pelanggan, dan keberlanjutan perbaikan.
ISO 9001:2015 adalah kerangka dari banyak standar, dan sistem ini dapat di integrasikan oleh standar lainnya seperti standar 14001 untuk manajemen lingkungan dan juga ISO 45001 untuk sistem keselamatan dan kesehatan kerja.
Setelah mengenal dan memahami prosedur manajemen mutu maka selanjutnya kita perlu mengetahui ruang lingkup dari sistem ini, dan berikut adalah penjelasannya.
Lingkup Prosedur manajemen mutu
Lingkup prosedur mencakup aktivitas-aktivitas yang diatur oleh sistem manajemen mutu sesuai dengan standar ISO 9001:2015.
Ini termasuk proses-proses seperti identifikasi kebutuhan pelanggan, pengembangan kebijakan mutu, penetapan tujuan mutu, pengendalian dokumen dan rekaman, pelaksanaan audit internal, tindakan korektif dan pencegahan, serta tinjauan manajemen berkala.
Lingkup juga mencakup tanggung jawab dan kewenangan yang terkait dengan pelaksanaan prosedur ini.
Lingkup prosedur menetapkan area-area spesifik yang dicakup oleh prosedur tersebut, Berikut adalah penjelasan terperinci tentang lingkup prosedur dalam ISO 9001:
Identifikasi kegiatan dan proses
Lingkup prosedur mengidentifikasi kegiatan atau proses tertentu yang akan diatur oleh prosedur tersebut.
Misalnya, prosedur tersebut dapat mengatur proses produksi, pengendalian dokumen, audit internal, atau tindakan korektif.
Klarifikasi tanggung jawab
Lingkup prosedur menjelaskan tanggung jawab dan kewenangan individu atau departemen yang terlibat dalam pelaksanaan prosedur tersebut.
Ini termasuk peran manajemen, personel operasional, atau tim khusus yang bertanggung jawab atas langkah-langkah tertentu.
Batasan ruang lingkup
Proses-proses yang diliputi oleh prosedur tersebut dibatasi oleh ruang lingkup yang telah ditetapkan.
Hal ini mencakup aspek-aspek tertentu dari kegiatan atau proses yang relevan untuk tujuan prosedur tersebut.
Pembatasan kegiatan
Lingkup prosedur juga dapat membatasi jenis kegiatan atau tindakan yang dicakup.
Misalnya, prosedur audit internal mungkin hanya mencakup audit terhadap sistem manajemen mutu dan tidak termasuk audit terhadap aspek lain dari organisasi.
Keterkaitan dengan Prosedur Lain
Lingkup prosedur juga mencakup hubungan dan keterkaitan dengan prosedur-prosedur lain dalam sistem manajemen mutu.
Proses-proses yang saling terkait harus disesuaikan dengan baik agar tidak ada tumpang tindih atau kebingungan dalam pelaksanaan.
Referensi Terhadap Standar ISO 9001
Lingkup prosedur harus merujuk secara jelas pada persyaratan standar ISO 9001:2015 yang relevan.
Ini memastikan bahwa prosedur tersebut sesuai dengan persyaratan standar dan berkontribusi pada tujuan keseluruhan sistem manajemen mutu.
Fleksibilitas dan Perubahan Lingkup
Lingkup prosedur harus memiliki fleksibilitas untuk disesuaikan dengan perubahan yang mungkin terjadi dalam organisasi atau lingkungan operasional.
Perubahan lingkup harus dikelola dengan hati-hati untuk memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar.
Lingkup prosedur merupakan aspek penting dalam implementasi manajemen mutu baik di organisasi maupun di perusahaan, namun harus tetap dilakukan secara teliti agar bisa dilaksanakan secara konsisten tanpa tumpang tindih dengan kebijakan lainnya.
Yang perlu dicatat bahwa sistem ini harus dibangun dengan struktur yang baik, namun tetap bisa disesuaikan dengan kebutuhan, seiring berkembangnya teknologi dan tren yang berlaku.
Nah selanjutnya setelah kita mengenali apa saja yang ada dalam lingkup prosedur maka kita juga perlu mengetahui referensi standar ISO 9001:2015, ini berkaitan dengan klausul atau kriteria yang ada didalamnya.
Dan berikut rangkuman dari referensi ISO 9001:2015 yang perlu Anda ketahui.
Referensi Standar ISO 9001:2015
Referensi ke standar ISO 9001:2015 mengacu pada persyaratan dan pedoman yang tercantum dalam standar tersebut.
Standar ISO 9001:2015 memberikan kerangka kerja yang komprehensif untuk sistem manajemen mutu, termasuk persyaratan tentang pemahaman organisasi dan konteksnya, kebijakan mutu, perencanaan, dukungan operasional, evaluasi kinerja, dan perbaikan berkelanjutan.
Dalam prosedur sistem manajemen mutu, organisasi harus mengacu pada standar ISO 9001:2015 untuk memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan standar tersebut dalam operasi mereka sehari-hari.
Baca Juga : Prinsip Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
Demikian adalah penjelasan secara detail tentang sistem manajemen mutu, yang bisa Anda jadikan panduan sebelum melakukan implementasi standar ini.
Anda juga perlu memilih lembaga sertifikasi ISO yang dapat membantu Anda dalam mengimplementasi manajemen mutu.
Salah satu lembaga sertifikasi ISO di Indonesia yang di rekomendasikan oleh banyak perusahaan besar adalah KPS certification.
KPS certification atau PT Kualitas Prima Sertifikasi adalah lembaga sertifikasi ISO dan SMK3, yang memiliki akses ke badan akreditasi ISO yang tergabung dalam IAF (International Acreditation Forum).
Dan jangan lupa terus pantau blog kami untuk mendapatkan info-info menarik tentang dunia bisnis, profesi, hingga keuangan.