Sistem manajemen adalah standar yang sangat dihormati dan banyak diadopsi oleh organisasi di berbagai industri dan sektor. Maka dari itu syarat sertifikasi ISO 9001 memang terbilang tidak mudah, namun sangat layak untuk diterapkan.
Dengan mengikuti prinsip-prinsip ISO 9001 terbaru dan menerapkan sistem manajemen mutu yang efektif. Organisasi dapat mencapai keunggulan kompetitif, meningkatkan kinerja bisnis, dan memperkuat posisi mereka di pasar global.
ISO 9001 atau (Quality Management System/QMS) sendiri diterbitkan oleh Organisasi Internasional untuk Standardisasi (International Organization for Standardization/ISO).
Standar ini memberikan kerangka kerja yang terstandarisasi dan terstruktur untuk memastikan bahwa organisasi dapat memenuhi kebutuhan pelanggan mereka secara konsisten dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Anda mungkin bertanya bagaimana cara menerapkan standar ini di perusahaan atau organisasi Anda.
Baik jangan khawatir karena Kami akan memberikan informasi yang sangat terinci tentang bagaimana cara sertifikasi ISO 9001 dan apa saja syarat yang harus dipernuhi. Tetap disini bersama Kami!
Syarat sertifikasi ISO 9001:2015
Selain kelengkapan dokumen legal seperti Akta pendirian perusahaan, NPWP, dan struktur organisasi Anda juga perlu mempersiapkan hal teknis lainnya. sebelum akhirnya untuk bisa di uji kelayakan apa perusahaan Anda telah memenuhi standar sistem manajemen mutu.
Pertama : Dokumentasi
Organisasi harus memiliki dokumen-dokumen yang relevan dan diperlukan untuk mendukung implementasi QMS mereka, termasuk manual mutu, prosedur-prosedur operasional, instruksi kerja, dan formulir-formulir rekaman.
Jika perusahaan Anda belum memiliki dokumentasi yang baik, maka mulailah lakukan hal ini.
Dengan dokumentasi yang baik, maka Anda akan bisa menemukan ruang untuk peningkatan serta mengetahui apa saja yang belum benar yang membuat proses kerja atau bisnis terhambat dan tidak efisien.
Kedua : Kebijakan mutu
Selanjutnya adalah proses dimana organisasi mengembangkan pernyataan formal yang menetapkan komitmen mereka terhadap kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.
- Perumusan pernyataan
- Kepatuhan dengan standar
- Hubungan dengan tujuan bisnis perusahaan
- Komunikasi dan sosialisasi
- Komitmen jajaran pemimpin
- Serta komitmen untuk perbaikan berkelanjutan
Baca Juga : Pentingnya Sertifikasi ISO di Era Globalisasi
Ketiga : Pelatihan karyawan
Karyawan yang terlibat dalam implementasi dan operasi QMS harus menerima pelatihan yang sesuai untuk memahami persyaratan ISO 9001, serta peran dan tanggung jawab mereka dalam menjaga kepatuhan terhadap standar tersebut.
Dalam organisasi atau perusahaan Anda memerlukan seorang petugas atau auditor internal yang memiliki tugas utama yakni melakukan audit guna memastikan proses kerja atau SOP telah dijalankan sebagaimana mestinya sesuai standar.
Keempat : Audit internal
Organisasi harus melakukan audit internal secara teratur terhadap QMS mereka untuk memastikan bahwa sistem tersebut berfungsi dengan efektif dan memenuhi persyaratan ISO 9001.
Hasil audit harus digunakan untuk mengidentifikasi peluang perbaikan.
Oleh karenanya seperti yang dikatakan di kriteria ketiga perusahaan harus memberikan pelatihan kepada karyawan yang ditunjuk untuk menjadi petugas atau auditor ISO 9001, lalu apa saja kualifikasi untuk menjadi auditor internal ISO 9001? Berikut adalah syaratnya:
- Pemahaman konsep/klausul ISO 9001
- Pelatihan auditor internal ISO 9001
- Akuisisi keterampilan auditor
- Pengalaman praktik
- Sertifikasi auditor internal
- Dapat dijadikan teladan bagi karyawan lain
Kelima : Memilih lembaga sertifikasi ISO
Langkah selanjutnya memilih lembaga sertifikasi ISO yang diakreditasi dan diakui secara internasional untuk melakukan proses sertifikasi ISO 9001.
Proses sertifikasi melibatkan audit eksternal oleh auditor independen dari organisasi sertifikasi yang dipilih.
Ini adalah langkah yang paling krusial, Anda perlu memastikan lembaga yang Anda pilih memiliki relasi ke badan akreditasi ISO.
Seperti KPS certification yang merupakan lembaga sertifikasi ISO 9001, 14001, dan 45001 terpercaya di Indonesia, selain itu juga ada KAN (Komite Akreditasi Nasional) yang bisa dijadikan referensi.
Keenam : Pengujian dan Evaluasi Sistem
Sebelum mengajukan sertifikasi, organisasi harus melakukan pengujian dan evaluasi internal terhadap QMS mereka untuk memastikan bahwa sistem tersebut beroperasi sesuai dengan persyaratan ISO 9001 dan siap untuk audit eksternal.
Agar audit independen dan eksternal berjalan dan lancar tanpa kesalahan major, Anda perlu memastikan bahwa segala sesuatu telah berjalan sesuai standar, dengan melakukan pengujian mandiri di dalam perusahaan/organisasi.
Ketujuh : Implementasi Tindakan Korektif
Syarat sertifikasi ISO 9001 yang kedelapan adalan implementasi tindakan korektif.
Apa itu tindakan korektif? Jika ditemukan ketidaksesuaian atau kelemahan dalam QMS selama pengujian atau audit internal, organisasi harus mengambil tindakan korektif yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut sebelum menjalani audit sertifikasi.
Ini adalah hal wajib yang harus dilakukan organisasi untuk bisa mendapatkan sertifikat ISO 9001, karena tindakan korektif merupakan langkah antisipasi atau yang telah disiapkan apabila pada praktiknya terjadi ketidak sesuaian.
Ini adalah beberapa syarat umum yang biasanya diperlukan untuk pengurusan sertifikasi ISO 9001.
Namun, persyaratan spesifik dapat bervariasi tergantung pada ukuran dan kompleksitas organisasi, serta kebutuhan mereka dalam mencapai sertifikasi.
Lalu bagaimana cara pengurusan sertifikasi ISO 9001? Nah simak caranya dibawah ini!
Cara pengurusan sertifikasi ISO 9001
Proses pengurusan sertifikasi ISO 9001 melibatkan serangkaian langkah yang harus diikuti oleh organisasi untuk mendapatkan sertifikasi untuk sistem manajemen mutu mereka.
Berikut adalah langkah-langkah umum yang diperlukan dalam proses pengurusan sertifikasi ISO 9001:
1. Memastikan semua syarat telah dilaksanakan
Setelah mengetahui syarat sertifikasi ISO 9001 maka terapkan lah terlebih dahulu sebelum melakukan pengujian kelayakan.
Proses sistem manajemen mutu bukanlah proses yang singkat, maka dari itu perlu dilakukan strukturisasi, dokumentasi dan penetapan SOP.
2. Perencanaan implementasi
Buat rencana implementasi yang mencakup langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki atau memperbarui sistem manajemen mutu sesuai dengan persyaratan ISO 9001.
Tentukan tanggung jawab dan jadwal pelaksanaan.
3. Penunjukan lembaga sertifikasi ISO
Pilih organisasi sertifikasi yang diakreditasi dan diakui untuk melakukan audit eksternal dan pemberian sertifikasi ISO 9001.
Pastikan bahwa organisasi sertifikasi memiliki keahlian dan pengalaman dalam industri Anda.
4. Audit eksternal
Organisasi sertifikasi akan melakukan audit eksternal terhadap sistem manajemen mutu Anda untuk memastikan bahwa itu memenuhi persyaratan ISO 9001. Audit ini dapat meliputi audit tahap 1 dan tahap 2.
5. Pemberian sertifikasi
Jika sistem manajemen mutu Anda memenuhi persyaratan ISO 9001 setelah audit eksternal, organisasi sertifikasi akan mengeluarkan sertifikasi ISO 9001 kepada organisasi Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini dan bekerja sama dengan organisasi sertifikasi yang kompeten, organisasi dapat berhasil mendapatkan sertifikasi ISO 9001 dan meningkatkan kinerja mereka dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan mencapai tujuan bisnis mereka.
Setelah menerapkan serangkaian proses dan memastikan syarat sertifikasi ISO 9001 telah disiapkan dengan benar, Anda bisa melakukan konsultasi kepada pihak terkait atau konsultan eksternal, ini ada kaitannya dengan penentuan ruang lingkup dan tentunya terdapat rekomendasi yang akan sangat berguna bagi Anda.