Audit Internal ISO 9001 bukanlah sekadar sebuah kewajiban, tetapi sebuah peluang emas bagi organisasi Anda.
Dalam era kompetisi yang ketat seperti saat ini, langkah penerapan audit internal menjadi langkah bijak yang akan membawa perubahan positif bagi perusahaan Anda.
Dengan audit ini, Anda bukan hanya menilai kinerja sistem yang dijalankan, tetapi Anda juga membuka pintu menuju kemajuan dan keunggulan.
Organisasi yang mampu memenuhi standar ISO 9001 akan mendapatkan kepercayaan pelanggan yang lebih besar, meningkatkan reputasi, dan tentu saja, mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi.
Tentu, ISO 9001 memang menjadi pilihan yang tepat untuk organisasi yang ingin meningkatkan kualitas dan efisiensi operasionalnya.
ISO 9001 adalah standar internasional yang diakui secara global, dan implementasinya membantu organisasi mencapai tingkat keunggulan dalam manajemen mutu.
Standar ini telah terbukti efektif dalam membantu organisasi meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta mencapai tujuan bisnis mereka.
Dalam implementasinya, organisasi diharuskan mengikuti berbagai persyaratan dan pedoman yang telah ditetapkan oleh ISO.
Salah satu aspek penting dalam implementasi ISO 9001 adalah pelaksanaan audit internal.
Hal ini sesuai dengan persyaratan ISO 9001 Pasal 8.2.2, yang mengharuskan setiap organisasi untuk melakukan audit internal dengan langkah-langkah khusus guna memeriksa sejauh mana Sistem Manajemen Mutu (SMM) telah diterapkan dengan benar dalam kegiatan operasional sehari-hari.
Audit internal ISO 9001 adalah alat penting yang membantu organisasi memastikan bahwa mereka mematuhi standar dan pedoman ISO 9001, serta membantu mereka untuk terus meningkatkan efektivitas SMM mereka.
Â
Tentang Audit Internal ISO 9001
aktivitas audit adalah suatu prosedur penting untuk memastikan bahwa organisasi beroperasi dengan baik dan sesuai dengan standar tertentu.
Ini adalah langkah kunci untuk mencapai keunggulan dalam dunia bisnis yang kompetitif.
Sementara beberapa orang mungkin merasa bahwa audit internal adalah proses yang rumit, sebenarnya ini adalah alat yang sangat berharga.
Auditor internal bekerja secara independen untuk memeriksa dan menilai kinerja organisasi.
Mereka bukan hanya pengorek kesalahan, tetapi mitra dalam upaya perbaikan.
Sayangnya, terkadang auditor internal mendapat reputasi yang tidak adil sebagai “orang jahat” yang mencari kesalahan.
Namun, seharusnya kita melihat mereka sebagai katalisator perubahan positif.
Mereka membantu organisasi untuk mengidentifikasi masalah, meningkatkan proses, dan menjaga kejujuran di dalamnya.
Dengan kerja sama yang baik, audit internal dapat menjadi alat yang kuat dalam meningkatkan kinerja organisasi dan mencapai tujuan bisnis yang lebih besar.
Mengapa Audit Internal Wajib Dilaksanakan?
Audit internal ISO 9001 memiliki beberapa alasan penting yang perlu diperhatikan:
Pemenuhan Standar ISO 9001: Audit internal ini bertujuan untuk memeriksa apakah Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang diterapkan oleh auditee sudah sesuai dengan standar ISO 9001 dan bagaimana implementasinya dalam praktik.
Efektivitas Sistem Manajemen: Audit internal juga bertujuan untuk menilai sejauh mana sistem manajemen telah efektif diterapkan dalam perusahaan.
Identifikasi Potensi Perbaikan: Dalam audit ini, area tertentu dalam organisasi dievaluasi secara mendalam. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi potensi perbaikan yang bisa membantu perusahaan menjadi lebih efisien dan efektif dalam operasinya.
Pemeriksaan Dokumentasi: Audit internal ISO 9001 juga melibatkan pemeriksaan dokumen dan rekaman yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan departemen. Hal ini penting untuk memastikan bahwa dokumentasi yang diperlukan sudah lengkap dan sesuai dengan persyaratan standar ISO 9001.
Kepatuhan terhadap ISO: Salah satu tujuan utama audit ini adalah memastikan bahwa perusahaan memenuhi kewajiban sebagai pengguna ISO sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Dengan melaksanakan audit internal ISO 9001 secara cermat dan berkala, perusahaan dapat memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutunya berfungsi sebagaimana mestinya, meningkatkan efektivitas operasional, dan terus berkomitmen untuk memenuhi standar mutu yang tinggi sesuai dengan ISO 9001.
Siapakah yang Berhak Melakukan Audit Internal?
Salah satu sub klausul ISO yang di soroti adalah Sub Klausul 9.2.1 poin E, yang berkaitan dengan kewajiban organisasi dalam pelaksanaan Audit Internal. Ini mencakup seleksi auditor dan memastikan objektivitas proses audit.
Dalam konteks ini, organisasi memiliki peran sentral dalam menentukan siapa yang dapat menjadi auditor. Beberapa syarat harus dipenuhi oleh calon auditor, yaitu:
Bersifat Independen: Auditor internal harus bersifat independen, artinya mereka tidak boleh terikat atau terpengaruh oleh faktor-faktor di luar prosedur audit ISO 9001. Oleh karena itu, seorang auditor internal umumnya dilarang untuk mengaudit departemen atau pekerjaan yang mereka lakukan sendiri.
Kemampuan Memimpin Tim Audit: Khusus bagi calon lead auditor, mereka harus memiliki kemampuan memimpin tim audit. Inilah alasan mengapa tim audit seringkali terdiri dari personil dengan jabatan tinggi, seperti manajer, kepala bagian, dan lainnya.
Kompetensi dalam Audit Mutu: Calon auditor harus memiliki kompetensi yang memadai dalam kegiatan audit mutu internal sesuai dengan Prosedur Audit Internal ISO yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, memilih individu yang telah mendapatkan sertifikasi sebagai auditor internal adalah langkah yang bijak.
Penting untuk dicatat bahwa individu yang telah tersertifikasi sebagai auditor internal umumnya telah menjalani berbagai pelatihan audit manajemen mutu.
Hal ini menjamin bahwa mereka memiliki kompetensi, kredibilitas, dan profesionalisme yang diperlukan dalam menjalankan tugas audit.
Kapan Audit Internal di Laksanakan?
ISO memberikan fleksibilitas kepada organisasi untuk mengatur jadwal pelaksanaan audit internal sesuai dengan kebutuhan dan kesanggupan mereka.
Oleh karena itu, setiap perusahaan dapat memiliki jadwal yang berbeda-beda sesuai dengan karakteristik dan prioritas mereka.
Biasanya, organisasi menentukan interval waktu pelaksanaan audit internal dalam beberapa opsi, antara lain:
Triwulan (Tiga Bulan): Beberapa perusahaan memilih untuk menjalankan audit internal setiap tiga bulan sekali. Pendekatan ini memungkinkan evaluasi yang lebih sering terhadap kinerja dan kepatuhan terhadap standar mutu.
Semester (Enam Bulan): Interval waktu enam bulan sering digunakan oleh perusahaan. Ini memberikan kesempatan untuk mengevaluasi kinerja dan membuat perbaikan dalam jangka sedang.
Tahunan (Dua Belas Bulan): Audit internal tahunan adalah pilihan yang umum. Ini memberikan waktu yang lebih lama untuk persiapan dan pelaksanaan audit, terutama bagi organisasi yang memiliki sumber daya terbatas.
Selain itu, perusahaan juga dapat menerapkan jadwal pelaksanaan yang berbeda untuk setiap departemen mereka.
Keputusan ini dapat didasarkan pada peran krusial departemen tersebut dalam keseluruhan operasi perusahaan.
Semakin penting peran departemen tersebut, semakin sering audit internal mungkin dilakukan.
Namun, frekuensi audit internal ini sangat tergantung pada kebijakan dan strategi yang ditetapkan oleh masing-masing organisasi.
Tahap Pelaksanaan Audit Internal ISO 9001
Langkah-langkah pelaksanaan Audit Internal ISO 9001 melibatkan proses yang terstruktur dan hati-hati untuk memastikan bahwa evaluasi terhadap Sistem Manajemen Mutu (SMM) dilakukan dengan benar. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
Perencanaan Audit:
- Penentuan Ruang Lingkup: Audit internal harus dimulai dengan menentukan ruang lingkup audit, yaitu area atau proses mana yang akan diaudit.
- Pembuatan Jadwal: Buat jadwal audit yang mencakup tanggal, waktu, dan lokasi audit.
- Seleksi Tim Auditor: Pilih tim auditor yang sesuai dengan ruang lingkup audit, kompeten, dan independen.
- Persiapan Dokumentasi: Persiapkan semua dokumen yang diperlukan untuk audit, termasuk prosedur, catatan, dan checklist.
ÂPengumpulan Informasi:
- Mulai dengan Mengumpulkan Data: Auditor internal mengumpulkan informasi terkait proses atau area yang diaudit. Ini mencakup pemeriksaan dokumen dan wawancara dengan personel terkait.
- Verifikasi Kepatuhan: Audit internal bertujuan untuk memverifikasi apakah organisasi mematuhi standar ISO 9001 dan prosedur internalnya.
Evaluasi dan Penilaian:
- Analisis Data: Auditor menganalisis data dan informasi yang telah dikumpulkan untuk menilai kinerja dan kepatuhan.
- Identifikasi Ketidaksesuaian: Jika ada ketidaksesuaian atau ketidakcocokan, auditor akan mengidentifikasinya untuk langkah-langkah perbaikan selanjutnya.
ÂPelaporan Hasil:
- Penyusunan Laporan: Auditor internal menyusun laporan hasil audit yang mencakup temuan, rekomendasi perbaikan, dan tindakan korektif yang diperlukan.
- Komunikasi Hasil: Laporan audit disampaikan kepada manajemen dan pemangku kepentingan terkait.
ÂTindak Lanjut:
- Tindakan Korektif: Organisasi mengambil tindakan korektif untuk mengatasi ketidaksesuaian yang ditemukan selama audit.
- Pemantauan: Audit internal juga mencakup pemantauan untuk memastikan bahwa tindakan korektif dilakukan secara efektif.
ÂPenyelesaian Audit:
- Evaluasi Akhir: Auditor melakukan evaluasi akhir terhadap langkah-langkah yang telah diambil dan mengkonfirmasi pemenuhan standar ISO 9001.
- Penutupan Audit: Audit internal diakhiri dengan pemutusan dan pembuatan laporan akhir.
ÂSiklus Berkelanjutan:
- Audit internal ISO 9001 adalah siklus berkelanjutan. Setelah satu audit selesai, perusahaan akan merencanakan audit berikutnya sesuai jadwal yang telah ditentukan.
Proses ini membantu organisasi untuk menjaga dan meningkatkan kualitas produk dan layanan mereka sesuai dengan standar ISO 9001 serta memastikan bahwa SMM berfungsi secara efektif.
Yuk, tingkatkan pengetahuan Audit Internal Anda! Jangan lewatkan webinar Audit Internal ISO 19011:2018 – Panduan untuk Pemula & Profesional! pada 25 Oktober 2024. Daftar sekarang!
Untuk detail mengenai kelas Audit Internal ISO 19011 bisa tanyakan langsung kepada kami melalui Whatsapp atau mengisi Form yang telah Kami sediakan. Ikuti juga kelas kami yang lainnya dengan cek langsung di page kami KPS Academy.