Yang Perlu Disiapkan Untuk Mengikuti Tender (Tahapan & Syaratnya)

Syarat mengikuti tender – Tender adalah lelang yang dilakukan oleh suatu pihak yang memiliki proyek kepada penjual atau penyedia jasa, lelang dilakukan dengan mengundang vendor dan mempresentasikan layanan, barang/aset, harga dan kualtias yang mereka miliki.

Nantinya mereka yang memenangkan tender berhak melakukan pengadaan barang/jasa di proyek yang dijalankan, tender dimenangkan oleh perusahaan yang memiliki jasa/barang paling berkualtias dan harga yang paling sesuai.

Merujuk pada PP Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan barang dan jasa pemerintahan atau biasa disebut perpres tenderisasi, “Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan Pengadaan Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang dibiayai oleh APBN/APBD yang prosesnya sejak identifikasi kebutuhan, sampai dengan serah terima hasil pekerjaan.”

Untuk bisa memenangkan tender diperlukan persiapan yang matang dari vendor, mulai analisis kebutuhan barang/jasa, analisis kesanggupan vendor, syarat administrasi, hingga kesiapan modal. Berikut adalah pembahasan detail tentang tahapan dan syarat mengikuti tender.

Tahapan dan Syarat Mengikuti Tender

Persyaratan Administrasi

1. Legal perusahaan yang dibuktikan dengan TDP (tanda daftar perusahaan), Akta perusahaan, NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak), SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan), Dokumen pendukung seperti sertifikat standar ISO, SNI, CSMS dan lainnya.
2. Proposal penawaran barang/jasa lengkap dengan harga dan garansi serta portofolio yang dimiliki. Dokumen lelang/tender yang nantinya akan dikirim dan dibaca oleh panitia lelang/tender.
3. Mencari informasi pengadaan tender/lelang yang tersedia dia media massa maupun di portal e-procurement milik lembaga/isntansi, pemerintah daerah yang berkaitan seperti Eproc milik PLN dan Eproc milik Jasa Raharja
4. Perhatikan proyek yang sedang dilelang, apakah industri dan lingkup pekerjaannya sesuai dengan perusahaan Anda.

Tahapan Umum Proses Tender/Lelang

Setelah syarat tender telah dipersiapkan, langkah selanjutnya adalah mengikuti proses tender. Tahapan tender/lelang di setiap proyek tidaklah sama persis, namun tahapan secara umum bisa seperti dibawah ini.

1. Biasanya perusahaan mendapatkan undangan untuk tender, dari panitia atau pelaksana. Umumnya undangan ini diterima bagi mereka yang memang sudah biasa mengikuti tender, namun tidak jarang pelaksana memberikan udangan kepada perusahaan lain yang sebelumnya belum pernah mengikuti tender.
2. Setelah mendapatkan undangan panitia pelaksana akan menjelaskan proyek yang akan ditender, persyaratan legal, teknis pelaksanaan, can indikator penilaian tender. Untuk masuk ke tahap 3, perusahaan harus memenuhi syarat administrasi tender.
3. Tahap selanjutnya peserta tender memberikan pengajuan proposal teknis kepada pelaksana. Umumnya untuk proyek dengan nilai kecil peserta tender biasanya tidak memberikan nominal biaya tender, sedangkan untuk proyek besar biasanya diisyaratkan nominal harga.
4. Presentasi proposal teknis kepada pelaksana, pada tahapan ini peserta tender diwajibkan memebrikan bank garansi yang diterbitkan oleh pihak asuransi atau juga Bank. Garansi disebutkan pada klausul perjanjian, sebagai jaminan dari vendor kepada pelaksana apabila saat pengerjaan proyek tidak sesuai dengan propsal pengajuan.
5. Setelah mempresentasikan maka panitia pelaksana akan mengumumkan hasil presentasi, dan yang lolos pada tahapan ini akan lanjut pada tahapan auction dengan memasukkan harga.
6. Tahap terakhir tender adalah auction, ini adalah tahapan final bagi panitia pelaksana dalam menentukan pemenang tender. Tentunya dengan pertimbangan kualitas dan harga yang paling sesuai. Dan di tahapan ini juga muncul agreement pelaksanaan proyek.

Baca juga : Panduan Sertifikasi ISO 37001:2016 (Sistem Manajemen Anti-Suap)

Demikian adalah syarat mengikuti tender lengkap dengan tahapan-tahapannya. Sertifikat standarisasi ISO juga menjadi dokumen penentu, karena dengan standar ISO perusahaan memiliki kredibilitas dimata penyelenggara proyek.

Perusahaan dengan standar ISO atau SNI memiliki SOP (standar operasional prosedur) yang jelas, sehingga meningkatkan “trust” kepercayaan perusahaan.