Untuk bisa menerapkan sistem manajemen K3 di perusahaan ada beberapa tahapan yang perlu dilakukan terlebih dahulu, agar penerapan SMK3 bisa berjalan dengan baik dan efektif.
Sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja memiliki elemen-elemen tertentu yang wajib ada dan dibangun di perusahaan atau organisasi. SMK3 juga perlu dilakukan peninjauan secara berkala, serta perlu ditingkatkan untuk menjamin keamanan, keselamatan, dan kesehatan di lingkungan kerja benar-benar terjaga pelaksanaannya.
SMK3 berperan penting dalam kemajuan dan integritas perusahaan, dan berikut adalah ulasan terkait langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan untuk melakukan penerapan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja di perusahaan Anda.
a. Tahapan Persiapan
Persiapan adalah langkah awal yang penting dilakukan apabila perusahaan ingin menerapkan SMK3, dan berikut adalah 5 persiapan untuk sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja :
- Komitmen manajemen puncak
- Menyusun cara penerapan
- Membentuk komite penerapan
- Menentukan ruang lingkup
- Dan menyiapkan sumber daya yang diperlukan
b. Tahap pengembangan dan penerapan
Pada tahapan ini terdapat langkah-langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan/organisasi yang melibatkan banyak SDM, milai dari penyuluhan, penyelenggaraa, serta melaksanakan audit internal untuk melakukan perbaikan.
Langkah 1. Menyatakan Komitmen
Untuk menerapkan SMK3 diperkukan penetapan kebijakan dan juga komitmen dalam perusahaan/organisasi, yang harus dilakukan oleh manajemen puncak. Persiapan manajemen sistem K3 tidak akan berjalan maksimal tanpa fondasi komitmen dan kebijakan yang kuat.
Manajemen harus memiliki pemahaman dan kesadaran bahwa mereka memiliki tanggung jawab atas pelaksanaan SMK3, serta mengkomunikasikan atau melakukan penyuluhan ke semua jajaran, mulai dari jajaran manajemen itu sendiri sampai ke level staff.
Langkah 2. Menetapkan Cara Penerapan
Perusahaan/organisasi perlu menetapkan cara kerja dan sistem pelaksanaan K3, atau menggunakan konsultan SMK3 seperti Kualitas Prima Sertifikasi yang merupakan lembaga legal sertifikasi dan pelatihan SDM. Dan berikut adalah faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan :
- Konsultan yang baik mempunyai pengalaman sebagai agen pengalihan pengetahuan secara efektif, yang mampu memberikan rekomendasi serta arahan untuk menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja.
- Konsultan yang independen adalah konsultan yang memberikan feedback yang tepat dan objektif untuk keberlangsungan pelaksanaan SMK3, tanpa terpengaruh intervensi dari manapun.
- Konsultan mengerahkan seluruh fokus, tenaga dan waktunya untuk perusahaan yang ingin menerapkan Sistem Manajemen K3
Yang harus diperhatikan saat menggunakan jasa konsultan:
- Memiliki kompeten untuk melaksanan SMK3, dan segala aktifitas dan kegiatan terdokumentasi dengan baik,
- Kedua memiliki reputasi yang baik, bekerja secara professional, dan lihat track record-nya
- Memastikan petugas yang dikirim oleh jasa konsultan untuk menangani SMK3 di perusahaan Anda, cek latar belakang serta kompetensinya
Selain menggunakan jasa konsultan atau lembaga SMK3 perusahaan juga dapat melaksanakannya secara mandiri, apabila memiliki petugas atau Ahli K3 yang fokus pada penerapa dan pelaksanaan sesuai standar Undan-Undang dan peraturan yang berlaku.
Langkah 3. Membentuk unit kerja Penerapan
Unit kerja untuk penerapan K3 baiknya disusun dan terorganisir dengan baik. Umumnya unit kerja yang ditunjuk terdiri dari manajer unit kerja, wakit, dan unit kerja. Dan membuat daftar tugas dan tanggung jawba dari masing-masing petugas.
Peran anggota unit kerja
- Menjadi fasilitator penerapan sistem manajemen SMK3, termasuk melatih dan melakukan penyuluhan kepada seluruh karyawan
- Melakukan pengawasan dan pengecekan secara berkala dan konsisten SMK3
- Menjadi penghubung antara manajemen dan unti kerjanya
Tanggung jawab dan tugas anggota kelompok kerja
- Mengikuti pelatihan SMK3
- Melatih dan melakukan penyuluhan kepada staf/karyawan terkait K3
- Melakukan peninjauan SMK3
- Menjelaskan bagan alur tentang keterlibatan unit kerjanya dengan elemen yang ada dalam standar K3
- Menjalankan peran dan tugas sesuai yang tertulis dalam dokumen unit kerja
- Ikut serta dalam melakukan audit dengan anggota tim
Langkah 4. Menetapkan Sumber Daya Yang Diperlukan
Penetapan sumber daya mencakup pada SDM, kelengkapan yang dibutuhkan, waktu serta pendanaan.
SDM yang dimaksud adalah personil yang diutus secara resmi oleh perusahaan untuk melaksanakan fungsi K3, serta mampu menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Kemudian kelengkapan adalah menyiapkan perangkat pendukung unit kerja K3, seperti komputer, ruangan, safety tools dan lainnya.
Mengalokasikan waktu dan membuat jadwal rutin untuk melakukan penerapan, peninjauan, serta audit Sistem Manajemen K3, serta menyusun dana untuk pembiayaan untuk menerapkan fungsi K3.
Langkah 5. Kegiatan penyuluhan
Selanjutnya mempromosikan dan penyuluhan terkait pentingnya kesehatan dan keselamatan kerja di perusahaan, dengan melibatkan seluruh karyawan. Kegiatan ini bertujuan sebagai berikut :
- Memberikan pemahaman dan motivasi terkait pentingnya keselamatan kerja di lingkungan kerja
- Membangun komitmen tentang fungsi SMK3 kepada seluruh jajaran, mulai dari direksi sampai staff, dan memastikan semua menjalankan sesuai dengan standar
Pelatihan awareness system manajemen K3
Pelatihan dibutuhkan untuk mematangkan penerapan bagi seluruh jajaran, dan menghindari kesimpang siuran fungsi SMK3. Peserta pelatihan K3 diikuti oleh seluruh karyawan dari semua jajaran dan divisi.
Pada pelaksanaan awareness systems K3 diperlukan seorang trainer yang benar-benar memahami fungsi SMK3 dan mampu menjelaskannya kepada peserta pelatihan. Dan adapun materi yang perlu disampaikan dalam pelatihan adalah sebagai berikut :
- Latar belakang dan mekanisme SMK3 dalam organisasi
- Alasan pentingnya SMK3 bagi perusahaan dan karyawan
- Cara penerapan Sistem Manajemen K3
Langkah 6. Peninjauan sistem
Unit kerja yang telah dibentuk selanjutnya bekerja dan melakukan peninjauan atas pelaksanaan K3 yang telah berlangsung. Peninjauan dapat dilakukan dengan 2 cara yakni melalui dokumen prosedur dan peninjauan pelaksanaan.
Langkah 7. Penyusunan jadwal kegiatan
Setelah melakukan peninjauan selanjutnya unit kerja dapat menyusun jadwal kegiatan. Jadwal kegiatan dapat disusun dengan mempertimbangkan hal-hal berikut :
Ruang lingkup pekerjaan
Dari hasil peninjauan maka akan terlihat seberapa banyak yang harus dipersiapkan, dan berapa waktu yang dibutuhkan, untuk melakukan pemerisakaan, penyempurnaan, audit sesuai dengan prosedur.
Kemampuan manajemen unit kerja
Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, bahwa penerapan SMK3 membutuhkan pengaturan waktu yang baik. Para petugas di dalam unit kerja harus bekerja dengan akurasi waktu yang tinggi, tanpa mengesampingkan tanggung jawab mereka.
Oleh karenanya, pengaturan jadwal kerja harus selaras dengan kebutuhan lainnya, seperti seperti pelatihan, peninjauan, dan perbaikan.
Langkah 8. Proses sertifikasi
Perusahaan dapat menentukan atau menunjuk lembaga sertifikasi manapun yang diinginkan, yang memiliki penilaian dan kompetensi yang baik. Ketepatan dalam memilih lembaga atau konsultan SMK3 adalah hal yang penting.
Lembaga sertifikasi yang menyediakan layanan penerapan SMK3 perlu dilakukan peninjauan terlebih dahulu dari pihak internal perusahaan, dilihat dari kompetensi dan pengalaman mereka dalam menangani sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. Demikian adalah pedoman dan panduan untuk menerapkan sistem manajemen kesehatan dan keselamatan kerja. Selalu ingat bahwa aset terpenting yang harus dijaga oleh perusahaan adalah karyawan. Dengan memiliki sistem keselamatan yang baik di lingkungan kerja, akan berdampak langsung pada kinerja dan bisnis perusahaan.